På svenska

Företagsanvändare FAQ

2019-01-03

1 Innehållsförteckning

2 Allmänt

2.1  Var hittar jag hjälpartiklarna?

Hjälpartiklarna finns på framsidan under punkt Företag > Anvisningar -> Detaljerade anvisningar för företag.
Efter inloggningen hittar du anvisningarna också i den övre balken under länken Hjälp.

 

Yrityskäyttäjä ohjeet

Läs också fältanvisningarna som visas i sidans högerkant när fältet har aktiverats.
Anvisningar om arbetspensionsförsäkringarna finns på arbetspensionsbolagens webbplatser.  Länkar till arbetspensionsbolagen finns på adressen:  http://www.palkka.fi. Kontakta ditt skadeförsäkringsbolag i ärenden som gäller försäkring för arbetsolycksfall och yrkessjukdom. Anvisningar om beskattningen finns på adressen www.skatt.fi Mer information får du också från Skatteförvaltningens servicenummer för arbetsgivare 029 497 013.

2.2 Kan man anlita tjänsten även om man har mera än 5 anställda?

Ja, antalet anställda har inte begränsats.

2.3 Adresserna på löneintyget visas inte fönsterkuvertet

De är avsedda för Postens Fixvärdekuvert C5.

3 Gästerna

3.1 Exempelföretagen

Under länken Testa finns det färdiga exempelföretag som du kan använda för att testa tjänsten. Uppgifter som du anger som gäst sparas inte i programmet utan försvinner när du avslutar sessionen eller om förbindelsen bryts.

3.2 Från gäst till registrerad användare Går det att spara uppgifterna?

Uppgifter som anges som gäst sparas inte. Om du vill registrera dig som användare under samma session, spara uppgifterna på nytt. (då behöver du också autentisera dig, läs punkt 3)

3.3 Om lönerna beräknades som gäst, skapas skattemyndighetens eller arbetspensionsbolagens betalningar inte

Gästfunktionen är avsedd för dem som vill testa hur tjänsten fungerar och öva användningen. Be-talningarna skapas endast för registrerade användare (då behöver du också autentisera dig, läs punkt 3).

4 Autentisering

4.1 Autentiseringssätten

Företagen kan logga in med Katso-kod eller företagets nätbankkoder.

4.2 Katso-kod och hur den används?

Katso-koden är avsedd för företag och samfund med FO-nummer. Katso-tjänsten används för au-tentiseringen i de servicetjänster som skatteförvaltningen erbjuder företagen.

Närmare information om Katso finns på adressen www.skatt.fi/katso eller i rådgivningsnumret 029 497 041. Du kan hämta Katso-koden på adressen yritys.tunnistus.fi.

Obs! Det går att logga in med Katso-koder till slutet av 2020. Därefter ska ombudet ha Suomi.fi-fullmakt.

4.3 Mina uppgifter finns i tjänsten fast meningen är att beräkna företagets löner

Om du sköter ditt företags lönebetalning, logga in i Palkka.fi med Katso-kod. Använd dina personliga bankkoder när du loggar in som en hushållsarbetsgivare.

4.4 Auktorisering. Kan jag auktorisera någon annan att agera för mig i tjänsten?

I tjänsten Suomi.fi-fullmakter kan du auktorisera en person eller ett företag att sköta löneberäkningen för ditt företag i webbtjänsten Palkka.fi.

-        Välj fullmakten för behandling av löneuppgifter. Med den får du sköta alla ärenden i webbtjänsten Palkka.fi.

-        Alternativt kan exempelvis bokföringsbyrån eller bokföraren be att du beviljar dem fullmakter för att sköta löneberäkningen för ditt företag i webbtjänsten Palkka.fi. 

-        Fullmakterna träder i kraft genast när du har godkänt dem. Därefter har byrån eller bokföraren rätt att sköta ärenden för ditt företag i Palkka.fi. 

-        Läs mer om att sköta ärenden för ett företag med Suomi.fi-fullmakt under: Fullmakt

 

Om du har en Katso-kod kan du auktorisera t.ex. en bokföringsbyrå att agera för dig. Aktivera Palk-ka.fi-behörigheten och auktoriseringen för Katso under avsnittet kodhantering på webbplatsen yritys.tunnistus.fi Auktoriseringen kan beviljas en viss Katso-kod eller underkod. Utgångspunkten är att auktoriseringen gäller alltid tills vidare. Den som beviljar auktoriseringen kan dock fritt bestämma hur länge auktoriseringen gäller. Mera information från servicenumret 029 497 041.

Obs! Det går att logga in med Katso-koder till slutet av 2019. Därefter ska ombudet ha Suomi.fi-fullmakt.

5 Tekniska krav

5.1 Vilka webbläsare kan man använda?

I Microsoft Windows-miljön fungerar Palkka.fi optimalt med följande webbläsare

  • Microsoft IE 6.x ja 7.x
  • Opera 9.x
  • Firefox 2.x ja 3.x

5.2 Det går inte att öppna PDF-filer

Kontrollera först om du har Adobes Acrobat eller Reader som behövs för läsningen av filer i pdf-format. Hämta gratisprogrammet på Adobes webbplats http://www.adobe.fi/products/acrobat/readstep2.html .

5.3 Poppupfönstren visas inte. Hur kan jag aktivera dem?

Poppuppspärren i webbläsarinställningarna kan vara aktiv. Du kan ändra inställningarna i webbläsa-rens verktyg-menyn så att poppuppfönstren av Palkka.fi accepteras.

Ponnahdusikkuna

Hjälpartiklarna öppnas i poppuppfönstren och därför är det viktigt att de kan öppnas.

6 Betalning

6.1 Vilka betalningar skapar tjänsten och hur betalas de?

Palkka.fi skapar följande betalningar:


• Nettolön som betalas till den anställde
• Förskottsinnehållning, sjukförsäkringsavgift och källskatt som betalas till Skatteförvaltningen
• Arbetspensionsavgift för månadsanmälare som betalas till arbetspensionsbolaget (ArPl-avgift)
• Den anställdes fackföreningsavgift som betalas till fackföreningen
• Den anställdes utsökningsavgift som betalas till utsökningsverket


Avtala med ditt skadeförsäkringsbolag om försäkringen för arbetsolycksfall och yrkessjukdom. Tjänsten beräknar inte dessa premier.

Det är bra att veta följande om betalningarna:

  • Tjänsten sköter inte penningrörelsen till nätbanken, du bestämmer om du ska betala de be-talningar som tjänsten skapar.
  • Banken förmedlar inte information om betalningen i verkligheten har betalats.
  • Betalningarna skapas i regel som resultat till åtgärderna i löneberäkningen (kunderna av Ilmarinen kan ta emot pensionsbetalningar direkt i tjänsten).
  • Tjänsten undersöker riktigheten av bl.a. bankkontot och referensnumret.

Förmedling av betalningarna till nätbanken

Man kan använda s.k. streckkoder i Palkka.fi. Under Bankförbindelser finns nätbankslänkarna. Kopiera streckkoden från tjänsten och klistra den in i streckkodsfältet på din egen nätbank.

Andra betalningssätt är överföringar av bt- och åkb-material. Om dessa betalningssätt kan du kom-ma överens med din bank. Läs mera under: Betalning

6.2 Löneutbetalningsdag

Löneutbetalningsdagen kan vara max. 45 dagar i framtiden enligt inkomstregisterprincipen.

Om lönen har betalats till den anställde redan tidigare kan du ange den verkliga löneutbetalningsdagen om den är under det innevarande året.

-        Om betalningsdagen redan har gått anmärker Palkka.fi användaren om det -> Observera att om betalningsdagen redan har gått beaktar Palkka.fi inte i arbetsgivaravgifterna eventuella dröjsmålspåföljder eller förseningsavgifter som gäller inkomstregistrets anmälningar.

 

Om avlöningsdagen är en lördag eller en söndag ska lönen vara på den anställdes konto på fredag. Lönen ska vara på den anställdes konto den dag då som avtalats som löneutbetalningsdag. Lönebetalningsuppgifterna ska anges i tjänsten senast dagen före löneutbetalningen för att man hinner förmedla pengarna på den anställdes konto på den överenskomna betalningsdagen.

Dagarna anges i följande form: dd.mm.åååå, ddmmåååå, ddmmåå samt dd.mm.åå

7 Löneberäkning

7.1 Fel i löneberäkningen, hur korrigerar jag?

Tjänsten tillåter enbart korrigeringar av löner som har betalningsdag under det innevarande året.

Du kommer till korrigering av lön i punkten Löneberäkning > välj den anställde > Korrigering av lön. Om det har räknats flera löner till den anställde ska du välja vilken löneperiod som du vill korrigera.

Använd inte lönekorrigering om du har betalat för lite utan gör en ny löneberäkning för skillnaden.

7.2 Kan löneuppgifterna tas bort från tjänsten?

Löneberäkningsuppgifterna kan korrigeras men inte tas bort. Från löneberäkningen skapas lönebok-föringsmaterialet samt anmälningarna

7.3 Kan jag betala endast resekostnadsersättningar till volontärerna som inte är i anställnings-förhållande?

Endast resekostnadsersättningar kan betalas av endast allmännyttigt samfund. Välj resekostnadser-sättning som avlöningsform. Spara ersättningarna i löneberäkningen och beräkna.

7.4 Kontoplan och överföring av lönematerialet till bokföringen med hjälp av CSV-fil

I tjänsten används en kontonumrering enligt Ekonomiadministrationsförbundets baskontoplan.

Nu är det möjligt att få bokföringsverifikatet också i filformat. Välj Ny utskrift i fönstret Löneberäk-ningens utskrifter. Som utskriftstyp kan du välja antingen en fil Bokföringsverifikat (CSV) eller om du vill ha också en pappersutskrift, välj Bokföringsverifikat (CSV och utskrift).

Spara CSV-filen på din dator. Filformatet CSV gör det möjligt att överföra data till de elektroniska bokföringsprogrammen.

kirjanpidon csv

I denna scv-fil kan du själv redigera kontonummer.

7.5 Finns det färdiga betalningsformel för semesterlöner?

Tjänsten är inte bunden till kollektivavtal. De olika beräkningsreglerna i kollektivavtalen har inte be-aktats här. Arbetsgivaren ska själv beakta de eventuella kollektivavtalsreglerna i löneberäkningen.

7.6 Ibruktagning av tjänsten mitt i året

Du kan ta tjänsten i bruk mitt under året.

Läs mera Ibruktagning av tjänsten

7.7 Löneförskott

Löneslaget löneförskott tas bort från webbtjänsten Palkka.fi fr.o.m. 1.1.2019.

I fortsättningen ska löneberäkningen av s.k. löneförskott göras i realtid som normal löneberäkning med det löneslag som löneförskottet som betalas till den anställde bildas av. 

7.8 Tilläggsuppgifter på löneuträkningen

Du kan lägga till tilläggsuppgifter i löneuträkningen (max. 200 tecken).  Dessa uppgifter syns bara på löneuträkningen och förmedlas inte till inkomstregistret.

7.9 Tjänsten låter inte spara längre perioder som löneperiod?

Enligt arbetsavtalslagen är anställningsförhållandets löneperioder i löneberäkningen högst en månad långa. En löneperiod vara högst 3 månader.

7.10 Hur sköter man fackföreningsavgifterna?

Om din anställde ger dig en fullmakt att innehålla fackföreningsavgifter från lönen i samband med löneberäkningen, spara fackföreningens uppgifter samt uppgifter om uttaget av avgiften under den anställdes uppgifter. Tjänsten beräknar avgiften enligt de angivna uppgifterna. Betalningen visas i betalningsfönstret.

Palkka.fi skickar inte ett meddelande om uttagna fackföreningsavgifter automatiskt till fackföreningarna. Skriv ut meddelandet och posta den till den adress som framgår av fullmakten.

7.11 Förskottsinnehållningsprocent från den anställdes lön är 60

6.12 Be den anställde att visa sitt skattekort och förvara det så länge som anställningsförhållandet pågår och du utbetalar lön till den anställde. Om den anställde inte alls visar sitt skattekort, verkställs förskottsinnehållningen enligt 60 %.

7.12 Arbetsgivarens sjukförsäkringspremie. Var kan jag kontrollera den?

Du kan kontrollera socialskyddsavgiftsprocenten i punkten Löneparametrar.

7.13 Byggarbetarens resekostnadsersättningar

Enligt byggbranschens kollektivavtal är den anställde berättigad till en daglig ersättning för rese-kostnader om den anställdes bostad ligger över fem kilometers avstånd från arbetsplatsen. Den dagliga ersättningen är en fast ersättning och beror på arbetsresans längd. Be den anställde att ge en utredning av sin hemort när ni ingår ett arbetsavtal. Se närmare uppgifter om ersättningsbeloppet i branschens kollektivavtal. Alla allmänt bindande kollektivavtal finns på webbadressen http://www.finlex.fi/sv/viranomaiset/tyoehto

7.14 Byggarbetarens kostnadsersättningar för arbetsredskap

Kollektivavtalet för byggbranschen definierar ersättningarna för användningen av egna verktyg separat för vissa arbetstagargrupper inom byggbranschen (t.ex. timmermän, plattläggare osv.) Läs närmare i kollektivavtalet. Alla kollektivavtal http://www.finlex.fi/fi/viranomaiset/tyoehto

7.15 Hur vet jag om jag måste innehålla utsökningsavgifter från lönen?

Du får ett brev från utsökningsverket om en av dina anställda har sådana fordringar som du behöver ta ut i samband med lönebetalningen. Det finns detaljerade anvisningar i brevet, följ dem. Om du får ett brev om en anställd som inte längre arbetar för dig, skicka omedelbart ett meddelande om detta till den adress som nämns i brevet. Fordringar som inte har tagits ut kan krävas även från sådana arbetsgivare som försummar att ta ut utsökningsavgifterna från den anställdes lön. Palkka.fi beräknar summan som skall utmätas när utsökningsuppgifterna har angetts under uppgifterna om den anställde.

7.16 Skriv ut lönekortet. Var hittar jag dem i tjänsten?

Lönekort är årets löneuträkningar/intyg sammanlagt. Det finns inte någon separat utskrift som heter lönekort. Löneuträkningen skapas efter löneberäkningen.

Yrittäjä palkkalaskelma

8 Frågor om pensionsförsäkringen

8.1 Automatisk anmälningsrörelse

I arbetsgivarens basuppgifter kan du välja Ja för Automatisk anmälning varmed tjänsten automatiskt skapar och skickar de lagstadgade anmälningarna

Om du har valt automatisk betalningsrörelse i arbetsgivarens basuppgifter, skapar Palkka.fi automatiskt de lagstadgade arbetsgivaranmälningarna för 2018 och skickar dem ut till pensionsförsäkringsbolagen, Arbetslöshetsförsäkringsfonden och Skatteförvaltningen.

Anmälan fr.o.m. 1.1.2019:

Om du har valt Ja för automatisk anmälningsrörelse i arbetsgivarens basuppgifter skapar och skickar Palkka.fi automatiskt anmälningar om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret enligt löner beräknade i Palkka.fi senast på förfallodagen. Palkka.fi skapar automatiskt anmälan ”Löneuppgifterna till inkomstregistret” om de löneberäkningar vars betalningsdag är större eller lika stor som dagen då alternativet valts. Anmälningarna om löneuppgifter till inkomstregistret skickas automatiskt ut dagen efter löneutbetalningsdagen. Arbetsgivarens separata anmälan skapas från den tidpunkt alternativet har valts.

Om du inte har valt Ja för Automatisk anmälningsrörelse ska du skicka anmälningarna om löneuppgifter till inkomstregistret senast den 5:e kalenderdagen som följer efter löneutbetalningsdagen och dessutom ska du lämna in den månatliga arbetsgivarens separata anmälan till inkomstregistret senast den 5:e i följande månad. Observera att om du har antecknats som regelbunden arbetsgivare i Skatteförvaltningens register ska du lämna in arbetsgivarens separata anmälan också för de månader då ingen lön har betalats ut.

Anmälningarna för skadeförsäkringsbolag (bl.a. försäkring för arbetsolycksfall och yrkessjukdom) skapas inte i tjänsten. Kom överens om förfarandet med ditt skadeförsäkringsbolag.
Om du har valt automatisk anmälningsrörelse, men vill av någon orsak sluta använda Palkka.fi, kom ihåg att ändra alternativet till Nej. Anmälningsrörelsen gäller anmälningarna och sättet att skicka ut dem.

Närmare instruktioner: Automatisk anmälningsrörelse 

8.2 Pensionsförsäkringsnumret duger inte?

Som avtalsarbetsgivare ska du ange ditt ArPL-försäkringsnummer i Palkka.fi. Du kan spara försäkringsnumret efter ett par dagar från att du ingått avtalet med arbetspensionsbolaget. Palkka.fi kontrollerar att försäkringsnumret är korrekt och inom ett par dagar förmedlas uppgiften om avtalet till webbtjänsten.

Ange försäkringsnumret:
Försäkringsnumret är 11 tecken långt och har formatet XX-nnnnnnnt. Försäkringsnumret används i Palkka.fi som sådant.

8.3 Tillfällig eller avtalsarbetsgivare?

Du kan vara avtalsarbetsgivare eller tillfällig arbetsgivare i ditt arbetspensionsbolag. Kontrollera uppgifterna i försäkringsavtalet eller kontakta arbetspensionsbolaget.

9 Frågor om försäkringen för arbetsolycksfall och yrkessjukdom

9.1 Kan man teckna en försäkring för arbetsolycksfall och yrkessjukdom efteråt, fast man borde ha tecknat den innan den anställde började arbeta?

Försäkring för arbetsolycksfall och yrkessjukdom kan inte tecknas retroaktivt. Kontakta ditt skadeförsäkringsbolag genast för att ta hand om ärendet i fortsättningen.

9.2 Var får jag en grupplivförsäkring för mina anställda?

Skadeförsäkringsbolaget ger en grupplivförsäkring samtidigt som du ansöker om en försäkring för arbetsolycksfall och yrkessjukdom för dina anställda.

10 Frågor om arbetslöshetsförsäkringspremien

10.1 Varför visas inte arbetslöshetsförsäkringspremien i betalningsuppgifterna?

Webbtjänsten skapar inte arbetslöshetsförsäkringspremien. Du får betalningsuppgifterna från Sysselsättningsfonden. Sysselsättningsfonden skickar en separat faktura till dig.

10.2 Hur ska jag göra om jag betalar 1 300 eller mindre i lön under kalenderåret?

Du är inte arbetslöshetsförsäkringspremieskyldig arbetsgivare om du betalar 1 300 euro eller mindre i lön under kalenderåret.  Löntagarens arbetslöshetsförsäkringspremie tas dock ut av de anställda i samband med varje lönebetalning. Palkka.fi tar automatiskt ut arbetslöshetsförsäkringspremien. Löntagarens arbetslöshetsförsäkringspremie behöver man inte redovisa till Sysselsättningsfonden.

10.3 Hur ska jag göra om jag betalar över 1 300 i lön under kalenderåret?

Om de sammanlagda lönerna som du betalat ut under kalenderåret överskrider 1 300 euro är du skyldig att betala arbetslöshetsförsäkringspremie. Palkka.fi tar automatiskt ut arbetstagarens andel i samband med löneberäkningen och Sysselsättningsfonden skickar en separat faktura fyra gånger om året för betalning av arbetsgivarens andelar. Betalningarna fastställs enligt löneuppgiftsanmälningarna som lämnats till inkomstregistret.

10.4 Hur fastställs den slutliga arbetslöshetsförsäkringspremien?

Om du har betalat 1 300 eller mindre i lön under kalenderåret, fastställs inga arbetslöshetsförsäkringspremier. Om du har betalar över 1 300 i lön, Sysselsättningsfonden skickar fakturan fyra gånger om året enligt löneuppgiftsanmälningarna som lämnats till inkomstregistret. Löntagarens arbetslöshetsförsäkringspremie tas dock ut av de anställda i samband med varje lönebetalning fast lönen skulle vara under 1 300 euro. Palkka.fi tar automatiskt ut arbetslöshetsförsäkringspremien. Löntagarens arbetslöshetsförsäkringspremie behöver man inte redovisa till Sysselsättningsfonden.

Gränsen för lönesumma är arbetsgivarspecifik.

 

Yhteystiedot 029 497 034 (suomeksi) Palvelunumero on avoinna klo 9-16. 029 497 035 (på svenska) Servicenumret är öppet klockan 9-12.
Du kan lämna en återuppringningsbegäran klockan 12-16.
Vi ringer dej senast följande vardag.