Yrityskäyttäjän ohjeet

Palvelun käyttöönotto

Palkka.fi on Verohallinnon, työeläkeyhtiöiden ja Työttömyysvakuutusrahaston ylläpitämä maksuton palkanlaskentaohjelma

 

 

Kokeile palvelua

 

Palvelun_käyttöönotto_fi_02.jpg

 

 

Vierailijan etusivulta > Valitse valikosta Esimerkkiyritys.

 

Palvelun_käyttöönotto_fi_03.jpg

 

Esimerkkiyritysten kuvaukset avautuvat Ohje-linkistä.

 

Palvelun ohjeet

Palkka.fi-palvelussa on seuraavanlaisia ohjeita:

-          Sivukohtaiset ohjeet

-          Kenttäohjeet

-          Yksityiskohtaiset ohjeet

 

Kirjautuminen

Jos olet yrityskäyttäjä, voit kirjautua Katso-tunnisteella.

 

 

Tietojen tallentaminen palveluun

Tallenna tiedot järjestelmällisesti ja seuraa näytöillä olevia ohjeita.

 

Työnantajatiedot

-          Perustiedot (nimi, yhteystiedot, tilinumero, automaattinen ilmoitusliikenne Kyllä/Ei).

-          Maksamiseen ja verotukseen liittyvät tiedot. 

-          Vakuutuksiin liittyvät tiedot (vakuutusnumerot, vakuutuksen alkupäivämäärä).

 

Alla malli esimerkkiyrityksen työnantajatiedoista:

 

Valitse kohtaan Automaatiinen ilmoitusliikenne Ei, jos lähetät ilmoitukset itse. Voit tehdä ne kohdasta Ilmoitukset.

Valitse Kyllä, jos haluat, että lakisääteiset ilmoitukset työeläkeyhtiöön, Työttömyysvakuutusrahastoon ja Verohallintoon lähtevät automaattisesti. Työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen ilmoitukset eivät lähde automaattisesti. Sovi ilmoitustavasta vahinkovakuutusyhtiösi kanssa.

 

Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusta koskevat tiedot ja sopimustiedot saat vakuutussopimuksesta

 

 Palvelun_käyttöönotto_fi_06.jpg

 

Automaattinen ilmoitusliikenne  

Lue lisää automaattisesta ilmoitusliikenteestä

 

Työntekijätiedot

-          Perus- ja työsuhdetiedot

-          Kiinteät- ja tuntipalkat

-          Vakuuttamista koskevat tiedot

-          Verokorttitiedot

-          Ammattiyhdistystiedot

-          Ulosottotiedot

 

Alla malli esimerkkiyrityksen työntekijätiedoista:

 

Työsopimuksen tiedot:

Tarkista tarvittaessa yleissitovien työehtosopimusten (TES) ehdot.

Ammattiyhdistystiedot löydät työntekijän toimittamasta valtakirjasta.

Lue lisää ulosottotiedoista: https://oikeus.fi/ulosotto/fi/index.html

 

Palvelun_käyttöönotto_fi_07.jpg 

Käyttöönotto kesken vuoden

Voit ottaa palvelun käyttöön mihin aikaan vuodesta tahansa. Jos olet maksanut työntekijällesi palkkoja kuluvana vuonna ennen palvelun käyttöönottoa, voit tallentaa alkuvuoden palkkatiedot palveluun (ns. alkusaldot). Kun tallennat alkusaldot, ilmoitukset lähetetään koko vuodelta. 

 

Huomioi muutokset  Verohallinnon vuosi-ilmoituksissa

 

Palkka.fi lähettää vuosi-ilmoituksen Verohallintoon automaattisesti heti vuodenvaihteen jälkeen, jos olet valinnut Kyllä-vaihtoehdon kohdasta automaattinen ilmoitusliikenne. Palvelu lähettää vuosi-ilmoitukset vain palvelun kautta lasketuista palkoista. Jos olet tallentanut palveluun alkusaldot, myös alkusaldot huomioidaan vuosi-ilmoituksella.

Huomioithan, että Palkka.fi:stä ei voi muodostaa ja lähettää vuosi-ilmoitusta Verohallintoon kesken vuoden. 

 

Jos olet käyttänyt saman vuoden aikana jotakin toista palvelua tai ohjelmistoa, tarkista ilmoitusten lähetys käyttämistäsi palveluista. Eri palveluista tai ohjelmistoista lähetetyt ilmoitukset käsitellään omina ilmoituksinaan Verohallinnossa ja tiedot lasketaan yhteen. Sinun ei tarvitse tässä tapauksessa tehdä erillistä, koottua vuosi-ilmoitusta. 

 

Jos olet laskenut alkuvuoden palkat käsin (ilman palkanlaskentapalvelua), etkä ole lähettänyt niistä vuosi-ilmoitusta, voit tallentaa Palkka.fi-palveluun, ennen palvelun käyttöä maksamasi palkat alkusaldoina. Tällöin Palkka.fi:n lähettämä vuosi-ilmoitus sisältää koko vuoden tiedot. 

 

Jos korjaat vuosi-ilmoitusta vuodenvaihteen jälkeen, kun vuosi-ilmoitus on jo lähetetty Palkka.fi-palvelusta, tee korjaus Lomake.fi-palvelussa. Tämä ilmoitus korvaa kaikki aiemmin antamasi ilmoitukset. 

 

 

-          Katso ohjeet: Palkanlaskenta > Alkusaldojen käsittely

-          Alkusaldot voit tallentaa joko palkkakausittain tai yhtenä eränä.

-          Alkusaldojen palkkakausien on oltava ennen varsinaisen palkanlaskennan palkkakausia.

-          Muista tallentaa myös vähennykset.

-          Alkusaldojen palkkalajit ovat:

 

 

Palvelun_käyttöönotto_fi_08.jpg 

-          Palvelu laskee nettopalkan syöttämiesi palkkalajien perusteella. Tarkista Alkusaldojen palkkalaskelman esikatselussa, että laskettu nettopalkka vastaa työntekijälle maksamaasi palkkaa.

 

 

Muista myös vähennykset alkusaldoja tallentaessasi. Varsinaisessa palkanlaskennassa palvelu laskee kaikki vähennykset.

 

 

Jos et tallenna alkusaldoja, anna vuosi-ilmoitustiedot Verohallintoon, vakuutusyhtiöihin ja Työttömyysvakuutusrahastoon muulla tavoin, esimerkiksi verkkopalveluissa. Huomaathan, että Palkka.fi lähettää vuosi-ilmoitukset ainoastaan palvelun kautta lasketuista palkoista sekä tallennetuista alkusaldoista.

Huomaathan, että jos et ole tallentanut alkusaldoja palveluun, sinun tulee antaa Verohallintoon uusi korvaava ilmoitus Lomake.fi-palvelun kautta. Palkka.fi lähettää vuosi-ilmoituksen palvelun kautta lasketuista palkoista heti vuoden vaihteen jälkeen. Vuosi-ilmoitus tulee lähettää Verohallintoon palkanmaksuvuotta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Lähetä summattu vuosi-ilmoitus Lomake.fi-palvelun kautta vasta lähempänä palautuspäivää. 

 

Verohallintoon annettavasta vuosi-ilmoittamisesta voit lukea lisää vero.fi-sivuilta. Lisätietoja työeläkevakuutusyhtiölle, Työttömyysvakuutusrahastolle sekä vahinkovakuutusyhtiölle annettavista ilmoituksista löydät jokaisen omilta sivuilta. 

 

Palkanlaskenta

-          Merkitse palkkakausi, jolta olet laskemassa palkkaa.

o    palkkakausi tulee syöttää aikajärjestyksessä, jos työntekijän verokortiksi on tallennettu kumulatiivinen verokortti (A-verokortti, palkkakauden tulorajan mukaan) tai lähdeverokortti.

-          Merkitse palkanmaksupäivä. Muista huomioida pankkipäivät, koska palkan tulee olla työntekijän tilillä ja käytettävissä palkanmaksupäivänä. 

-          Palkanmaksupäivän tulee olla kuluva päivä tai tulevaisuudessa.

-          Valitse palkkalalji(t). Lue lisää Palkanlaskenta > Palkkalajit

-          Käytä oikeita palkkalajeja, sillä ne vaikuttavat mm.

o    työnantajan maksuihin.

o    tiliöintiin (palkkalajeilla on eri kirjanpidontilejä).

o    työntekijän esitäytettyyn veroilmoitukseen (tiedot siirtyvät vuosi-ilmoituksista suorituslajeittain automaattisesti työntekijän veroilmoitukselle).

o    eläkelaskentaan.

o    työttömyysvakuutuslaskentaan.

-          Jos palkanlaskennassa on tapahtunut virhe, katso korjaaminen ohjeesta: Palkanlaskenta > Palkankorjaus.

 

Palkanlaskennan tulosteet

-          Palkkalaskelma/palkkatodistus (palkkakortti muodostuu yhteen niputetuista palkkalaskelmista)

-          Kirjanpidon tosite, jonka voit tehdä myös tiedostoksi (CSV) ja siirtää kirjanpito-ohjelmaan

-          Tilitystosite

-          Palkkalista

-          Tilastolista

-          Kuukausi-, kausi- ja vuodenvaihdeilmoitukset

 

Tulostemallit

Kuukauden alussa

Jos olet valinnut automaattisesta ilmoitusliikenteestä vaihtoehdon Kyllä, palvelu muodostaa ja lähettää seuraavat ilmoitukset:

-          Veroilmoituksen oma-aloitteisista veroista Verohallintoon

-          TyEL-palkkailmoituksen työeläkeyhtiöön (kuukausi-ilmoitus)

 

Jos olet valinnut vaihtoehdon Ei, sinun on itse käynnistettävä ilmoitusten lähetys kohdasta Ilmoitukset > Tee ilmoitus tai lähetä uusintailmoitus. Palvelu lähettää ilmoitukset automaattisesti.

 

Palvelu laskee seuraavat maksut

-          Ennakonpidätys, lähdevero- ja sosiaaliturvamaksut

-          TyEL-maksut kuukausi-ilmoittajille 

Palvelu ei laske seuraavia maksuja

-          Työttömyysvakuutusmaksua (Työttömyysvakuutusrahasto laskuttaa erillisellä laskulla)

-          Työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen maksua. Palvelu ei laske näitä maksuja. Sovi maksuista vahinkovakuutusyhtiösi kanssa.

-          Vuosi-ilmoittajien TyEL-maksua (Työeläkeyhtiöt laskuttavat työeläkemaksut erillisillä laskuilla.) 

 

Poikkeuksena on Keskinäinen eläkevakuutusyhtiö Ilmarinen, joka lähettää palvelua käyttäville, ennakkomaksaville asiakkailleen TyEL-ennakkomaksun tiedot.  Tiedot näkyvät tiedostomuodossa Palkka.fi:ssä kohdassa Maksut.

Palkka.fi-palvelu ei myöskään huomioi asiakashyvitystä ja vakuutusmaksukorkoa TyEL-maksuissa.

 

Lisätietoja ilmoitusten ja maksujen muodostumisesta saat Ilmoitukset- ja Maksut -ohjeista. 

 

Vuoden alussa

Jos olet valinnut automaattinen ilmoitusliikenne Kyllä-vaihtoehdon, palvelu muodostaa ja lähettää seuraavat ilmoitukset:

§  Vuosi-ilmoituksen Verohallintoon

§  TyEL vuosi-ilmoituksen työeläkeyhtiöön

§  Palkkasummailmoituksen Työttömyysvakuutusrahastoon

 

Jos olet valinnut Ei-vaihtoehdon, sinun on itse käynnistettävä ilmoitusten lähetys kohdasta Ilmoitukset > Tee ilmoitus tai lähetä uusintailmoitus. Palvelu lähettää ilmoitukset automaattisesti.

 

HUOM!  Työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen ilmoitukset eivät muodostu palvelusta. Sovi menettelystä vahinkovakuutusyhtiösi kanssa.

 

Käyttäjän ja palvelun ylläpitäjän vastuut

Palvelun oikeellisuudesta vastaa palvelun ylläpitäjä. Käyttäjänä olet vastuussa antamiesi tietojen oikeellisuudesta. 

Neuvonta

Palkka.fi-palvelun yleisneuvonta palvelee suomeksi puhelinnumerossa 029 497 034 ja ruotsiksi 029 497 035 ma–pe 9.00–16.15, ja heinäkuun ajan klo 9.00–15.00. Poikkeuksena on juhannusaatto. Palvelu on maksuton. Puhelun hinta pvm/mpm.

 

Verohallinto auttaa verotukseen liittyvissä asioissa.

Työeläkeyhtiöt auttavat eläkevakuuttamiseen liittyvissä asioissa.

Työttömyysvakuutusrahaston asiakaspalvelu 075 757 0500 (pvm/mpm), sähköposti asiakaspalvelu@tvr.fi

Vahinkovakuutusyhtiöstä voit kysyä lisätietoja työntekijöiden työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksiin liittyvissä kysymyksissä.

Pankit auttavat maksamiseen ja pankkitunnisteisiin liittyvissä kysymyksissä.

 

Vero TVR Elo Ilmarinen Varma Ålandia Fennia IF LähiTapiola OP TVL