Yrityskäyttäjän ohjeet

Palvelun käyttöönotto

Voit ottaa palvelun käyttöön mihin aikaan vuodesta tahansa. Jos olet maksanut työntekijällesi palkkoja kuluvana vuonna ennen palvelun käyttöönottoa, voit tallentaa alkuvuoden palkkatiedot palveluun (ns. alkusaldot).

Palkka.fi on Verohallinnon, työeläkevakuutusyhtiöiden ja Työllisyysrahaston ylläpitämä maksuton palkanlaskentaohjelma.

 

Kirjautuminen

Kirjaudu palveluun etusivulta kohdasta Kirjaudu > Yritys ja valitse kirjautumistavaksi joko henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset, Katso-tunniste, mobiilivarmenne tai sirullinen henkilökortti.

Nordean Corporate Netbankin asiakkailla on tunnistuksen siirto pankin sivuilta suoraan Palkka.fi-palveluun.

Kirjautumistavat on kuvattu tarkemmin ohjeen kohdassa: tunnistautuminen.

 

Tietojen tallentaminen palveluun

Aloita tietojen tallentaminen kohdasta > työnantajatiedot.

·        Tallenna tiedot järjestelmällisesti ja seuraa näytöillä olevia ohjeita.

 

Automaattisen ilmoitusliikenteen merkitys 1.1.2019 alkaen:

·        Jos automaattinen ilmoitusten muodostaminen on aktivoitu, Palkka.fi muodostaa ja lähettää automaattisesti palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoituksen tulorekisteriin palvelussa laskettujen palkkojen perusteella eräpäivään mennessä. Palkka.fi muodostaa automaattisesti ”Palkkatiedot tulorekisteriin” –ilmoituksen niistä palkanlaskennoista, joiden maksupäivä on suurempi tai yhtä suuri kuin valinnan asettamispäivä. Työnantajan erillisilmoitus muodostuu siitä hetkestä alkaen, jolloin valinta on asetettu päälle.

·        Jos automaattinen ilmoitusten muodostaminen ei ole aktivoituna sinun tulee tehdä ilmoitukset itse kohdassa Ilmoitukset > Uusi ilmoitus. Palkkatietoilmoitukset pitää lähettää tulorekisteriin viimeistään viidentenä kalenteripäivänä palkan maksupäivän jälkeen ja tämän lisäksi sinun tulee jättää kuukausittainen työnantajan erillisilmoitus tulorekisteriin viimeistään seuraavan kuukauden viidentenä päivänä.

 

Kun olet syöttänyt työnantajatiedot, voit siirtyä syöttämään työntekijöiden tietoja kohdasta > työntekijätiedot. Tallenna tiedot järjestelmällisesti ja seuraa näytöillä olevia ohjeita.

Kun perustiedot on syötetty palveluun, pääset aloittamaan palkanlaskennan.

 

Palkka.fi-palvelun käyttöönotto vuoden 2018 aikana

Huomioi muutokset  Verohallinnon vuosi-ilmoituksissa

 

Palkka.fi lähettää vuosi-ilmoituksen Verohallintoon automaattisesti heti vuodenvaihteen jälkeen, jos olet valinnut Kyllä-vaihtoehdon kohdasta automaattinen ilmoitusliikenne. Palvelu lähettää vuosi-ilmoitukset vain palvelun kautta lasketuista palkoista. Jos olet tallentanut palveluun alkusaldot, myös alkusaldot huomioidaan vuosi-ilmoituksella.

Huomioithan, että Palkka.fi:stä ei voi muodostaa ja lähettää vuosi-ilmoitusta Verohallintoon kesken vuoden. 

Jos olet käyttänyt saman vuoden aikana jotakin toista palvelua tai ohjelmistoa, tarkista ilmoitusten lähetys käyttämistäsi palveluista. Eri palveluista tai ohjelmistoista lähetetyt ilmoitukset käsitellään omina ilmoituksinaan Verohallinnossa ja tiedot lasketaan yhteen. Sinun ei tarvitse tässä tapauksessa tehdä erillistä, koottua vuosi-ilmoitusta. 

 

Jos olet laskenut alkuvuoden palkat käsin (ilman palkanlaskentapalvelua), etkä ole lähettänyt niistä vuosi-ilmoitusta, voit tallentaa Palkka.fi-palveluun, ennen palvelun käyttöä maksamasi palkat alkusaldoina. Tällöin Palkka.fi:n lähettämä vuosi-ilmoitus sisältää koko vuoden tiedot. 

 

Jos korjaat vuosi-ilmoitusta vuodenvaihteen jälkeen, kun vuosi-ilmoitus on jo lähetetty Palkka.fi-palvelusta, tee korjaus Lomake.fi-palvelussa. Tämä ilmoitus korvaa kaikki aiemmin antamasi ilmoitukset. 

  

Huomaathan, että jos et ole tallentanut alkusaldoja palveluun, sinun tulee antaa Verohallintoon uusi korvaava ilmoitus Lomake.fi-palvelun kautta. Palkka.fi lähettää vuosi-ilmoituksen palvelun kautta lasketuista palkoista heti vuoden vaihteen jälkeen. Vuosi-ilmoitus tulee lähettää Verohallintoon palkanmaksuvuotta seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä. Lähetä summattu vuosi-ilmoitus Lomake.fi-palvelun kautta vasta lähempänä palautuspäivää. 

 

Verohallintoon annettavasta vuosi-ilmoittamisesta voit lukea lisää vero.fi-sivuilta. Lisätietoja työeläkevakuutusyhtiölle, Työttömyysvakuutusrahastolle sekä vahinkovakuutusyhtiölle annettavista ilmoituksista löydät jokaisen omilta sivuilta. 

 

Ilmoitusten muodostuminen v.2018

 

Kuukauden alussa

Jos olet valinnut automaattisesta ilmoitusliikenteestä vaihtoehdon Kyllä, palvelu muodostaa ja lähettää seuraavat ilmoitukset:

-          Veroilmoituksen oma-aloitteisista veroista Verohallintoon

-          TyEL-palkkailmoituksen työeläkeyhtiöön (kuukausi-ilmoitus)

 

Jos olet valinnut vaihtoehdon Ei, sinun on itse käynnistettävä ilmoitusten lähetys kohdasta Ilmoitukset > uusi ilmoitus . Palvelu lähettää ilmoitukset automaattisesti. 

Vuoden alussa

Jos olet valinnut automaattinen ilmoitusliikenne Kyllä-vaihtoehdon, palvelu muodostaa ja lähettää seuraavat ilmoitukset:

§  Vuosi-ilmoituksen Verohallintoon

§  TyEL vuosi-ilmoituksen työeläkeyhtiöön

§  Palkkasummailmoituksen Työttömyysvakuutusrahastoon

 

Jos olet valinnut Ei-vaihtoehdon, sinun on itse käynnistettävä ilmoitusten lähetys kohdasta Ilmoitukset > uusi ilmoitus. Palvelu lähettää ilmoitukset automaattisesti.

 

HUOM!  Työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen ilmoitukset eivät muodostu palvelusta. Sovi menettelystä vahinkovakuutusyhtiösi kanssa. 

 

Palkka.fi-palvelun käyttöönotto vuoden 2019 aikana

Jos otat Palkka.fi-palvelun käyttöön vuoden 2019 aikana ja olet jo alkuvuonna maksanut palkkoja työntekijöillesi jotain muuta kautta, huomioithan seuraavat esimerkit:

 

Esimerkki 1
Olet käyttänyt palkanlaskentaan 1.1.–16.6.2019 palkanlaskentapalvelua X:ä ja 1.7.– 31.12.2019 Palkka.fi:tä. 

 

Jos palvelu X on lähettänyt tulorekisteriin palkkatietoilmoitukset sekä työnantajan erillisilmoituksen, tulorekisteri on käsitellyt palvelu X:n lähettämät ilmoitukset omina ilmoituksinaan.

 

Palkka.fi lähettää ilmoitukset tulorekisteriin vain palvelun kautta lasketuista palkoista.

-        Työnantajan perustietoihin tallennettu valinta automaattinen ilmoitusten muodostus vaikuttaa siihen lähetetäänkö ilmoitukset tulorekisteriin automaattisesti vai täytyykö sinun itse muodostaa ne.

 

Esimerkki 2
Olet laskenut palkat käsin (ilman palkanlaskentapalvelua) tai sellaisessa palkanlaskentapalvelussa, josta ei ole lähtenyt ilmoituksia tulorekisteriin.

 

Palkka.fi-palvelussa on mahdollista laskea työntekijän palkka takautuvasti kuluvan vuoden palkanmaksupäivälle. Huomioithan, että maksupäivän ollessa menneisyydessä, Palkka.fi ei huomioi työnantajamaksuissa mahdollisia viivästysseuraamuksia tai tulorekisterin ilmoituksiin liittyviä myöhästymismaksuja.

 

Palkka.fi lähettää ilmoitukset tulorekisteriin vain palvelun kautta lasketuista palkoista.

-        Työnantajan perustietoihin tallennettu valinta automaattinen ilmoitusten muodostus vaikuttaa siihen lähetetäänkö ilmoitukset tulorekisteriin automaattisesti vai täytyykö sinun itse muodostaa ne.

 

Esimerkki 3

Olet käyttänyt palkanlaskentaan 1.1.–15.1.2019 palkanlaskentapalvelua X:ä ja 16.1.– 31.12.2019 Palkka.fi:tä. Kumpikin ohjelma lähettää tiedot tulorekisteriin, mitä käyttäjän tulee huomioida ilmoitusten suhteen?

 

Sinun tulee korjata työnantajan erillisilmoitus tulorekisterin verkkopalvelun kautta.

 

Sinun tulee mitätöidä toisen palvelun kautta annettu erillisilmoitus ja korjata toista erillisilmoitusta niin, että lisäät toisen palvelun kautta laskettujen palkkojen työnantajan sairausvakuutusmaksun osuuden. Korjauksen tulee siis sisältää kyseisen kuukauden kaikki työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetut tiedot. 

 

-        Esim. Palvelu X:än työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan tulorekisteriin työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä, yhteensä 20€, palkkakaudelta 1.1.2019 - 15.1.2019 -> Erillisilmoitus lähetetään tulorekisteriin 31.1.2019. Palkka.fi työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan tulorekisteriin työnantajan sairausvakuutusmaksun määrä, yhteensä 20€ palkkakaudelta 16.1.2019 - 31.1.2019 -> erillisilmoitus lähetetään tulorekisteriin 1.2.2019. Tulorekisterin verkkopalvelun kautta sinun tulee mitätöidä toinen erillisilmoitus kokonaan. Tee korjaus toiseen erillisilmoitukseen, johon lisäät myös toisen erillisilmoituksen tiedot eli 40€.

 

Ilmoitusten muodostuminen v.2019

Jos automaattinen ilmoitusten muodostaminen on aktivoitu, Palkka.fi muodostaa ja lähettää automaattisesti palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoituksen tulorekisteriin palvelussa laskettujen palkkojen perusteella eräpäivään mennessä. 

Jos olet valinnut vaihtoehdon Ei, sinun on itse käynnistettävä ilmoitusten lähetys kohdasta Ilmoitukset > uusi ilmoitus. Palvelu lähettää ilmoitukset automaattisesti.

Palvelu laskee seuraavat maksut

-          Ennakonpidätys, lähdevero- ja sairausvakuutusmaksut

-          TyEL-maksut 

Palvelu ei laske seuraavia maksuja

-          Työttömyysvakuutusmaksua (Työllisyysrahasto laskuttaa erillisellä laskulla)

-          Työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen maksua. Palvelu ei laske näitä maksuja. Sovi maksuista vahinkovakuutusyhtiösi kanssa.

 

 

Palvelu ei huomioi viivästysseuraamuksia

 

·        Palkka.fi ei huomioi työnantajamaksuissa mahdollisia viivästysseuraamuksia tai tulorekisterin ilmoitukseen liittyvää myöhästymismaksua.

·        Palkka.fi-palvelu ei huomioi asiakashyvitystä ja vakuutusmaksukorkoa TyEL-maksuissa.

 

 

Lisätietoja ilmoitusten ja maksujen muodostumisesta saat Ilmoitukset- ja Maksut -ohjeista. 

Käyttäjän ja palvelun ylläpitäjän vastuut

Palvelun oikeellisuudesta vastaa palvelun ylläpitäjä. Käyttäjänä olet vastuussa antamiesi tietojen oikeellisuudesta. 

Neuvonta

Palkka.fi-palvelun yleisneuvonta palvelee suomeksi puhelinnumerossa 029 497 034 ja ruotsiksi 029 497 035 ma–pe 9.00–16.15, ja heinäkuun ajan klo 9.00–15.00. Poikkeuksena on juhannusaatto. Palvelu on maksuton. Puhelun hinta pvm/mpm.

 

Verohallinto auttaa verotukseen liittyvissä asioissa.

Työeläkeyhtiöt auttavat eläkevakuuttamiseen liittyvissä asioissa.

Työllisyysrahaston asiakaspalvelu 075 757 0500 (pvm/mpm) tai Työllisyysrahaston sähköinen asiointi

Vahinkovakuutusyhtiöstä voit kysyä lisätietoja työntekijöiden työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksiin liittyvissä kysymyksissä.

Pankit auttavat maksamiseen ja pankkitunnisteisiin liittyvissä kysymyksissä.

 

Vero TVR Elo Ilmarinen Varma Fennia IF LähiTapiola OP TVL