Yrityskäyttäjän ohjeet

Tietojen käsittely ja tietosuoja

1. Henkilötietojen käsittely Palkka.fi -palvelussa

Palkka.fi-palvelu on pientyönantajille suunnattu palkanlaskentaohjelma, jonka avulla pientyönantajat voivat hoitaa työnantaja- ja ilmoittamisvelvoitteisiin liittyvät tehtävänsä. Pientyönantajina voivat toimia sekä yritykset että kotitaloudet. Pientyönantajat voivat Palkka.fi-palvelun avulla tallettaa työntekijätietoja palkanlaskentaa varten ja hoitaa palvelun kautta palkkatietojen ilmoittamiset tulorekisteriin. 

Henkilötietojen käsittely Palkka.fi-palvelussa perustuu pientyönantajien lakisääteisten työnantajavelvoitteiden noudattamiseen. Palkka.fi-palvelusta on säädetty pientyönantajan maksu- ja ilmoituspalvelujärjestelmästä annetussa laissa (658/2004) , jäljempänä Palkka.fi laki.

Pientyönantaja, joka käyttää Palkka.fi-palvelua, on Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 tarkoittama rekisterinpitäjä. Pientyönantaja on vastuussa palveluun tallettamistaan työntekijätiedoista. Palvelun käytössä pientyönantajan tulee noudattaa huolellisuutta ja varmistaa, että palveluun talletetaan vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeen ilmoittamisvelvollisuutensa täyttämiseksi. Pientyönantaja on myös vastuussa siitä, että omiin työntekijöihin liittyvät tiedot ovat ilmoitettu oikein. 

 

Verohallinto toimii Palkka.fi-palvelun rekisterin teknisenä ylläpitäjänä Palkka.fi lain nojalla. Verohallinto huolehtii siitä, että palvelun tietojärjestelmä pysyy toimintakuntoisena ja tietoturvallisena. Verohallinto käsittelee palvelussa olevia henkilötietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen tietojärjestelmän toimintakunnon ylläpitämiseksi, palvelukyvyn kehittämiseksi ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. Verohallinto vastaa palvelun teknisestä tietosisällöstä ja voi Palkka.fi lain mukaisesti määritellä minkälaisia tietoja järjestelmään syötetään. Nämä tiedot voivat ainoastaan olla sellaisia, jotka ovat tietosuojalainsäädännön tarkoittamalla tavalla tarpeellisia.

Palkka.fi-palvelun neuvonta palvelee suomeksi puhelinnumerossa 029 497 034 ja ruotsiksi 029 497 035 ma–pe 9.00–16.15 ja heinäkuun ajan klo 9.00–15.00. Voit kysyä palvelusta myös chatissa.

Tietojen salassapito ja julkisuus
Ainoastaan pientyönantajalla on oikeus päättää työntekijätietojen luovuttamisesta Palkka.fi-palvelusta.

Verohallinto ei voi antaa tietoja Palkka.fi-palvelusta. Verohallinnon palveluksessa olevat henkilöt ovat velvollisia pitämään salassa, mitä he ovat saaneet tietää tietojärjestelmän teknisen ylläpidon yhteydessä pientyönantajan tallettamista tiedoista.

Henkilötietojen vastaanottajat

Kotitalouksien ilmoittamat työntekijätiedot luovutetaan Palkka.fi-palvelusta automaattisesti tulorekisteriin ja Verohallintoon.

 

Yrityksenä toimivan pientyönantajan työntekijätiedot luovutetaan palvelun kautta automaattisesti tulorekisteriin ja Verohallintoon vain pientyönantajan suostumuksesta. 

 

Palkka.fi-palvelusta välitetään Tilastokeskukselle välttämättömiä henkilö- ja muita tietoja tilastojen laatimista varten tilastolain (280/2004) 15 § 6 momentin nojalla.

Suojausperiaatteet

Verohallinto varmistaa rekisterin teknisenä ylläpitäjänä, että Palkka.fi-palveluun talletettujen tietojen tietoturvallisuus toteutetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.  Verohallinto on rekisterin teknisenä ylläpitäjänä velvoitettu noudattamaan yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaisia suojaustoimenpiteitä. Verohallinto on myös valtion viranomaisena velvoitettu huolehtimaan tiedonhallintalain mukaisen hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta tiedonhallinnassa. 

 

Palkka.fi-palvelun tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla sekä muilla teknisillä toimenpiteillä. 

 

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta tarkastelulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu kulunvalvontaan, henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksien rajaukseen. Tietojen katselu- ja muuttamisoikeudet on rajattu henkilöstön tehtävien mukaisesti, ja katselu ja muuttaminen kirjataan.

Tietojen oikeellisuus varmistetaan tietojärjestelmien koneellisilla ja manuaalisilla kontrolleilla tietojenkäsittelyn eri vaiheissa. Tietojen säilyvyydestä huolehditaan varmuuskopioinnilla ja fyysisillä turvamenettelyillä. Rekisteriin liittyvät paperilla olevat tiedot on suojattu kulunvalvonnalla ja lukituilla arkistoilla.

Verohallinto poistaa palveluun talletetut tiedot vuosittain 11 vuoden arkistointiajan päätyttyä Palkka.fi lain 3 §:n mukaisesti.

 

Pääsy omiin tietoihin
Tietosuoja-asetuksen mukaan jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisterinpitäjä käsittelee. Henkilöllä on oikeus saada pääsy näihin tietoihin. Pyynnöt pääsystä omiin tietoihin tulee esittää rekisterinpitäjälle eli pientyönantajalle.

Työntekijällä on pientyönantajan suostumuksella mahdollisuus katsella kaikkia häntä itseään koskevia tietoja sähköisesti työntekijäliittymän avulla.   

Tiedon korjaaminen
Pientyönantaja on vastuussa siitä, että työntekijöihin liittyvät tiedot ovat ilmoitettu oikein.
Työntekijä voi tehdä korjausvaatimukset suoraan pientyönantajalle, jos työntekijä huomaa pientyönantajan ilmoittaman tiedon virheelliseksi.
Työntekijä voi palvelun työntekijäliittymän avulla sähköisesti korjata antamiaan yhteystietoja.
Verohallinto voi korjata sellaiset virheelliset tiedot, jotka ovat aiheutuneet järjestelmän toiminnallisesta tai teknisestä häiriöstä. Näissä tapauksissa Verohallinto informoi asiasta erikseen. 


 2. Seloste henkilötietojen käsittelystä / Palkka.fi - palvelun tietosuojaseloste

 

Rekisterinpitäjä
 

Pientyönantaja, joka hoitaa työnantajan velvollisuuksiin liittyviä tehtäviin palvelun avulla Palkka.fi -lain mukaisesti

Rekisterin ylläpitäjä

 

 


 

 

Rekisterin ylläpitäjänä toimii Verohallinto Palkka.fi lain 3 §:n mukaisesti.

Verohallinto
PL 325, 00052 VERO
puh. 029 512 000 (vaihde)
Käyntiosoite:
Kirjaamo
Vääksyntie 4, Helsinki

Verohallinnon
tietosuojavastaava

 

 

Helena Hynynen

Taito von Konow

PL 325, 00052 VERO
puh. 029 512 000 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

 

 

 

 

Pientyönantaja käyttää Palkka.fi-palvelua palkanmaksuun liittyvien työnantaja- ja ilmoittamisvelvoitteiden sekä palkanlaskentaan liittyvien tehtävien hoitamiseksi.

Pientyönantajan suostumuksella työntekijä ja työ- tai käyttökorvauksen saaja voi antaa ja vastaanottaa tietoja työntekijäliittymän avulla.

Verohallinto käsittelee pientyönantajien tallettamia tietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen järjestelmän ylläpitämiseksi, palvelukyvyn kehittämiseksi ja tietoturvallisuuden varmistamiseksi. 

Rekisteröityjen ryhmät

 

Rekisteröityjen ryhmät ovat Palkka.fi laissa säädetyt työntekijät tai työ- tai käyttökorvauksen saajat. Myös pientyönantajien henkilötietoja talletetaan palveluun.

Henkilötietojen ryhmät

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1) tiedot tunnistautumisesta

·    tunnistustapa

·    yritys-/henkilötunnus 

·    tunnistautumisaika

2) työnantajan tiedot mukaan lukien

·   yritys-/henkilötunnus, nimi ja osoitetiedot

·    verotuksen liittyvät tiedot

·    työeläke sekä työtapaturma- ja ammattitautivakuutukseen liittyvät tiedot

·    työttömyysvakuutustiedot

3) työntekijän ja työsuhteen tiedot mukaan lukien

·     henkilötunnus, nimi ja osoitetiedot sekä rajoitetusti verovelvollisen tai ulkomaalaisen työntekijän lisätiedot

·   vakuuttamiseen liittyvät tiedot

·    verokorttitiedot

·    lomiin ja poissaoloihin liittyvät tiedot

·    ammattiyhdistystiedot

·    ulosottotiedot

·    vakiopalkat

4) työ- tai tekijänoikeuskorvauksen saajan tiedot mukaan lukien

·    henkilötunnus, nimi ja osoitetiedot

·    verokorttitiedot

5) työtunnit ja matkakustannukset

6) palkanlaskentaan ja työ-/tekijänoikeuskorvauksen laskentaan liittyvät tiedot

7) maksujen tiedot

8) työnantajailmoituksiin liittyvät tiedot

9) työkorvauslaskuun liittyvät tiedot

10) kotitalousvähennykseen liittyvät tiedot

11) verokorttitiedot

 Erityiset henkilötietojen ryhmät 

Tiedot ammattiliittoon kuulumisesta, kuten esimerkiksi ammattiyhdistyksen jäsenmaksusta.

Säännönmukaiset tietolähteet

 

 

 

 

 

· pientyönantaja 

· työntekijä tai työ- tai käyttökorvauksen saaja 

· Verohallinto 

· työeläkevakuutusyhtiöt 

· Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ) 

· Suomi.fi

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

 

 

 

Palkka.fi-palvelu lähettää automaattisesti tai pientyönantaja voi palvelun avulla itse lähettää työnantajailmoitukset:  

· tulorekisteriin

· Verohallintoon (kotitalousvähennysilmoitus)

· Tilastokeskus

Tietojen luovuttaminen kolmansiin maihin

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoryhmien poistamisen määräajat 
 

Verohallinto poistaa palveluun talletetut tiedot vuosittain 11 vuoden arkistointiajan päätyttyä Palkka.fi lain 3 §:n mukaisesti.

Yhteystiedot 029 497 034 (suomeksi) Palvelunumero on avoinna klo 9-16.15. 029 497 035 (på svenska) Servicenumret är öppet klockan 9-12.
Du kan lämna en återuppringningsbegäran klockan 12-16.15.
Vi ringer dej senast följande vardag.