Yrityskäyttäjän ohjeet

Työntekijäliittymä / Työnantajan ohjeet

Työntekijäliittymän avulla työntekijä voi helposti hallinnoida omia tietojaan sekä kirjata ja lähettää palkkatietoja. Työntekijäliittymään kirjaudutaan Palkka.fi-palvelun etusivulta kohdasta Kirjaudu >Työntekijä.

 

Ohje työntekijälle

Työntekijäliittymän käyttöön tarvitaan työnantajan lupa

Anna lupa tietojen tarkasteluun

Voit antaa luvan työntekijäliittymän käyttöön työntekijäkohtaisesti kohdasta Työntekijätiedot > Valitse työntekijä > Perustiedot > Työntekijäliittymä.

 

Työntekijäliittymän avulla työntekijä voi:

o    tarkastella ja muuttaa omia tietojaan

o    tarkastella ja tulostaa palkkalaskelmia

o    lähettää verokorttitiedot sähköisesti työnantajalle

Työntekijä näkee työntekijäliittymässä myös edellisten vuosien palkkalaskelmat. Työntekijä näkee tiedot niin kauan, kun työntekijäliittymä on työntekijän käytössä. 

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_01.jpg

 

Anna lupa palkkatietojen kirjaamiseen

Työntekijäkohtaisen luvan palkkatietojen kirjaamiseen ja lähettämiseen voit antaa kohdassa Työntekijätiedot > Valitse työntekijä > Palkkatiedot. Työntekijäliittymässä työntekijä voi kirjata ja lähettää tehdyt työtunnit ja perusteet kustannusten korvauksille. Voit hyväksyä tai hylätä työntekijän lähettämät palkkatiedot. Hyväksytyt palkkatiedot siirtyvät palkanlaskentaan.

 

 

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_02.jpg

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_03.jpg

 

 

Työntekijäliittymään kirjautuminen

 

Työntekijä voi kirjautua työntekijäliittymään henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai sirullisella henkilökortilla. 

Jos et ole myöntänyt lupaa työntekijälle työntekijäliittymän käyttöön, hän saa siitä tiedon kirjautumisen yhteydessä. Työntekijäliittymään kirjaudutaan Palkka.fi-palvelun etusivulta kohdasta Kirjaudu >Työntekijä.

 

Huom. Työnantajana et voi itse kirjautua työntekijäliittymään.

Työntekijän omat tiedot

Työntekijäliittymässä näkyvät työntekijästä kaikki ne tiedot, jotka olet tallentanut Palkka.fi-palveluun. Työntekijäliittymän avulla hoidat henkilötietolain (523/1999) mukaisen työntekijän omien tietojen tarkastusoikeuden. Tarkastusoikeus tarkoittaa työntekijän oikeutta saada tieto itseään koskevista rekisteriin merkityistä tiedoista. Tarkastusoikeuteen kuuluvat myös tiedot rekisterin säännönmukaisista tietolähteistä ja säännönmukaisista tietojen luovutuksista. Nämä tiedot sisältyvät Palkka.fi-palvelun rekisteriselosteeseen.

 

Työntekijä voi tarkastella ja muuttaa omia tietojaan, kuten osoite- ja tilinumerotietojaan, työntekijäliittymän kohdassa Omat tiedot > Muokkaa. Työntekijä voi halutessaan myös tulostaa omat tietonsa. 

 

 

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_04.jpg

 

Jos työntekijä muuttaa omia tietojaan, saat siitä tiedon seuraavan kirjautumisen yhteydessä.  Hyväksy tai hylkää muutokset ja jatka palveluun. Hyväksymisen jälkeen muutokset tallentuvat työntekijän tietoihin. 

 

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_05.jpg

Jos hylkäät työntekijän korjausvaatimuksen, henkilötietolain mukaan sinun täytyy antaa asiasta kirjallinen todistus työntekijälle. Toimita kirjallinen todistus työntekijälle, jos kyseessä on henkilötietolain 29 §:ssä tarkoitettu rekisterin käyttötarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Lue lisäätietosuojavaltuutetun sivulta).

 

 

Työntekijä voi tarkastella myös tietoja, joita hän ei voi itse muuttaa, esim. työeläke-, työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen sekä ammattiyhdistys- ja ulosottotietoja. Ainoastaan työnantajana sinulla on oikeus muuttaa näitä tietoja. Jos teet muutoksia, ne näkyvät myös työntekijäliittymässä. 

 

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_06.png

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_07.jpg

Työntekijän verokortti

Jos olet antanut työntekijälle luvan työntekijäliittymän käyttöön, pyydä verokortti sähköisesti työntekijäliittymän kautta ellet ole saanut sitä jo aiemmin. Vaihtoehtoisesti voit pyytää työntekijää toimittamaan paperisen verokortin. 

 

Lue lisää vero.fi-sivulta.

 

Työntekijä voi toimittaa verokortin työntekijäliittymän kohdasta Verokortit. Saat tiedon saapuneesta verokortista seuraavan kirjautumisen yhteydessä.

Työntekijä voi lähettää työntekijäliittymän kautta perusverokortin tai muutosverokortin tiedot. Työntekijä näkee työntekijäliittymän Verokorttitiedoissa vuoden 2018 perusverokortin tiedot, jos työsuhde on ollut voimassa 7.12.2017 (päivä voi vaihdella vuosittain). 

Työntekijä näkee työntekijäliittymässä myös edellisen vuoden verokorttitiedot seuraavan vuoden helmi-maaliskuulle asti, jolloin ne poistuvat palvelusta. 


Esimerkki:

Työntekijä tilaa uuden verokortin OmaVerosta 9.11. Uuden verokortin tiedot välitetään työntekijäliittymään 10.11. Työntekijä kirjautuu työntekijäliittymään ja lähettää uuden verokortin tiedot. Työntekijän ei tarvitse toimittaa paperista verokorttia. 

Saat tiedon uudesta verokortista seuraavan kirjautumisen yhteydessä. Hyväksy tai hylkää uusi verokortti.

 

Jos hylkäät työntekijän lähettämän sähköisen verokortin, työntekijä ei voi enää uudelleen lähettää sitä työntekijäliittymästä. Pyydä työntekijää tässä tilanteessa toimittamaan paperinen verokortti. 

Palauta verokortti työntekijälle työsuhteen päätyttyä

Sähköisesti toimitettua verokorttia ei tarvitse palauttaa työntekijälle. Jos työntekijällä on ollut käytössä yhden tulorajan verokortti (B-verokortti tai tulorajallinen sivutulokortti), hän tarvitsee todistuksen maksetuista palkoista seuraavaa työnantajaa varten. Tulosta todistus kohdasta työntekijän perus- ja työsuhdetiedot. 

Jos olet saanut verokorttitiedot sähköisesti, voit halutessasi antaa luvan myös työntekijälle todistuksen tulostamiseen. Lupa annetaan työsuhteen päättämisen yhteydessä. 

Palkkalaskelmat

 

Työntekijä voi tarkastella ja tulostaa palkkalaskelmia työntekijäliittymän kohdassa Palkkalaskelmat. Palkkalaskelma avautuu pdf-muodossa. 

Palkkatiedot (ns. tuntikirjaus)

Työntekijä voi kirjata ja lähettää luvallasi palkkasuhteen liittyviä tietoja (esim. työtunnit). Varmista työntekijäkohtainen lupa kohdassa Työntekijä > Valitse työntekijä > Palkkatiedot. Voit määritellä palkkalajeittain mitä kirjauksia työntekijä voi tehdä. Valitse ainoastaan ne palkkalajit, joita työntekijän on tarkoitus kirjata. Voit myöhemmin lisätä tai poistaa palkkalajeja.

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_08.jpg

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_09.jpg

 

Palkkatietojen kirjaaminen ja lähettäminen

Työntekijä kirjaa päiväkohtaisesti tiedot kohdassa Palkkatiedot ja lähettää ne viikoittain. Työntekijän lähettämät tiedot näet kohdassa Työntekijän lähettämät palkkatiedot. Voit hyväksyä tai hylätä työntekijän lähettämät palkkatiedot.

Työntekijän lähettämät palkkatiedot -kohdassa on suluissa luku, jos sinulle on saapunut uusia palkkatietoja. Saat lähetetyn viikon tarkemmat tiedot näkyviin valitsemalla työntekijän nimen (vihreä linkki), jolloin avautuu tarkempi erittely. 

Voit hyväksyä viikon kerrallaan valitsemalla työntekijän > Hyväksy. Voit myös hyväksyä useamman työntekijän tiedot tai useamman työntekijän lähettämän viikon tiedot kerralla ruksaamalla kohdan Valitse > Hyväksy valitut. 

Hyväksytyt tiedot siirtyvät palkanlaskentaan. Tämän jälkeen voit tehdä palkanlaskennan normaalisti. Palkanlaskennan jälkeen työntekijä ei voi enää käsitellä kyseisin viikon tietoja työntekijäliittymässä.

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_10.jpg

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_11.png

 

Valitse Hylkää jos haluat hylätä työntekijän lähettämät palkkatiedot. Voit hylätä tiedot viikko kerrallaan. Palkkatietoja ei voi hylätä päivä tai palkkalajikohtaisesti. Voit halutessasi kirjoittaa työntekijälle viestin hylkäämisen syistä. Viesti välittyy työntekijäliittymään palkkatietoihin ko. viikon kohtaan. 

Y_Työntekijäliittymä_ta_fi_12.png 

Ilmoita työntekijälle, että olet hylännyt palkkatiedot. Pyydä työntekijää korjaamaan tiedot ja lähettämään koko viikon tiedot uudelleen työntekijäliittymässä.

Hyödyllisiä linkkejä

 

·         Henkilötietolaki

·         Laki pientyönantajan maksu- ja ilmoituspalvelujärjestelmästä

·         http://www.tietosuoja.fi/fi/

Vero TVR Elo Ilmarinen Varma Ålandia Fennia IF LähiTapiola OP TVL