Med hjälp av arbetstagargränssnittet kan de anställda lätt hantera sina uppgifter och registrera och skicka löneuppgifter. Inloggningen sker på framsidan i Palkka.fi under Logga in > Anställd.

Anvisning för anställda

Arbetsgivaren måste bevilja behörighet att använda arbetstagargränssnittet

Bevilja behörighet att läsa uppgifter

Du kan bevilja behörighet till arbetstagargränssnittet skilt för varje anställd i punkt Uppgifter om anställd > Välj den anställde > Basuppgifter > Arbetstagargränssnitt.

I arbetstagargränssnittet kan de anställda:

o    läsa och ändra sina uppgifter

o    läsa och skriva ut löneuträkningar

De anställda ser också löneuträkningarna för de tidigare åren i arbetstagargränssnittet. Uppgifterna visas så länge som de anställda har behörighet att använda arbetstagargränssnittet.

Bevilja behörighet att registrera löneuppgifter

Behörighet att registrera och skicka löneuppgifter kan beviljas enskild anställda under Uppgifter om anställda > Välj den anställde > Löneuppgifter. I arbetstagargränssnittet kan de anställda registrera och skicka de arbetade timmarna och grunderna för kostnadsersättningar elektroniskt. Du kan bekräfta eller upphäva löneuppgifterna som dina anställda skickat. De bekräftade löneuppgifterna överförs till löneberäkningen.

Inloggning i arbetstagargränssnittet

Anställda kan logga in i arbetstagargränssnittet med sina personliga nätbankskoder eller med ett chipförsett personkort.

Om du inte har beviljat behörighet att använda arbetstagargränssnittet, får din anställd ett meddelande om detta i samband med inloggningen. Inloggningen sker på framsidan i Palkka.fi under Logga in > Anställd.

Obs. Arbetsgivarna kan inte logga in i arbetstagargränssnittet.

Anställdas egna uppgifter

I arbetstagargränssnittet visas alla de uppgifter om anställda som du sparat i Palkka.fi. Med hjälp av arbetstagargränssnittet tar du hand om anställdas rätt till insyn som avses i personuppgiftslagen (523/1999). Med rätt till insyn avses att anställda har rätt att få veta vilka uppgifter om dem som har registrerats i ett register. Rätten till insyn omfattar också de källor som i regel används för registret samt för vilket ändamål registeruppgifterna i regel lämnas ut. Uppgifterna framgår av registerutdraget för Palkka.fi.

Dina anställda kan läsa och ändra sina egna uppgifter, t.ex. adresser och kontonummer i punkten Egna uppgifter > Redigera. De anställda kan också vid behov skriva ut sina uppgifter.

Om dina anställda ändrar sina uppgifter, blir du informerad om detta i samband med nästa inloggning.  Bekräfta eller förkasta ändringarna och fortsätt till tjänsten. Om du bekräftar uppgifterna, sparas de under den anställdes uppgifter.

Om du förkastar din anställds korrigeringskrav är du enligt personuppgiftslagen skyldig att ge ett skriftligt intyg till din anställd. Ge ett skriftligt intyg till din anställd om det gäller en i 29 § i personuppgiftslagen avsedd personuppgift som är onödig, bristfällig eller föråldrad med hänsyn till registrets ändamål (Mer information på dataskyddsombudsmannens webbplats).

Dina anställda kan också läsa uppgifter som de inte får ändra själv, t.ex. arbetspensions-,  arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring och fackförenings- och utsökningsuppgifter. Endast du som är arbetsgivare får ändra dessa uppgifter. Om du ändrar uppgifterna, visas de också i arbetstagargränssnittet.

Arbetstagarens skattekort

Arbetsgivaren får skattekortet i elektronisk form direkt från Skatteförvaltningen. Skattekortsuppgifterna hämtas när arbetsgivaren inleder löneberäkningen. Om arbetsgivaren inte får skattekortet i elektronisk form ska arbetstagaren själv ge sitt skattekort till arbetsgivaren. Observera att elektroniska källskattekort, skattekort för begränsat skattskyldiga eller skattekort för arbets- och upphovsrättsersättningar skickas för närvarande inte i elektronisk form till Palkka.fi.

Läs mer på skatt.fi.
 

Palkka.fi får grund- och ändringsskattekort automatiskt från Skatteförvaltningen. Skattekort kan inte skickas via arbetstagargränssnittet.

Om du behöver ett nytt skattekort kan du beställa det behändigt i MinSkatt. Det nya skattekortet skickas också automatiskt till arbetsgivaren.
Meddela din arbetsgivare om du vill höja din skatteprocent utan ändringsskattekort. Kom ihåg att du också alltid kan göra ett nytt skattekort i MinSkatt. Då förmedlas uppgifterna automatiskt till arbetsgivaren. 

Ge skattekortet tillbaka till arbetstagaren när anställningen upphör

Elektroniska skattekort behöver inte ges tillbaka till arbetstagaren.

Löneuträkningarna

Din anställd kan läsa och skriva ut löneuträkningar i punkten Löneuträkningar i arbetstagargränssnittet. Löneuträkningen öppnas i pdf-format.

Löneuppgifter (s.k. registrering av timmar)

Du kan tillåta dina anställda att registrera och skicka uppgifter om avlöningsförhållandet (t.ex. arbetstimmar). Kontrollera behörigheterna under Anställd > Välj den anställde > Löneuppgifter. Du kan bestämma skilt för varje lönetyp de uppgifter som din anställd får registrera. Välj endast de lönetyper som din anställd behöver registrera. Du kan lägga till eller ta bort lönetyper senare.

Registrera och skicka löneuppgifter

De anställda registrerar uppgifterna per dag i punkt Löneuppgifter och skickar dem per vecka. Du ser de mottagna uppgifterna i punkten Löneuppgifter som den anställde skickat.Du kan bekräfta eller upphäva löneuppgifterna som dina anställda skickat.

I punkten Löneuppgifter som den anställde skickat visas antalet nya löneuppgifter i parentes. De detaljerade uppgifterna för respektive vecka ser du om du klickar på den anställdes namn (grön länk) för att öppna en detaljerad specifikation.

Du kan bekräfta en vecka i sänder genom att välja alternativet > Bekräfta under respektive anställd. Du kan också bekräfta uppgifterna om flera anställda eller veckor som flera anställda skickat på en gång om du markerar alternativet Välj > Bekräfta valda.

De bekräftade uppgifterna överförs till löneberäkningen. Därefter kan du beräkna lönerna normalt. Efter löneberäkningen kan den anställde inte längre behandla den bekräftade veckans uppgifter i arbetstagargränssnittet.

Välj Upphäv om du vill upphäva löneuppgifterna som dina anställda skickat. Du kan upphäva en vecka i sänder. Löneuppgifter kan inte upphävas skilt för varje dag eller lönetyp.Vid behov kan du skriva ett meddelande om varför du upphävde uppgifterna. Meddelandet förmedlas till löneuppgiftena i arbetstagargränssnittet under respektive vecka.

Informera din anställd om att du upphävt löneuppgifterna. Be din anställd att korrigera uppgifterna och skicka hela veckan på nytt via arbetstagargränssnittet.

Nyttiga länkar

·         Personuppgiftslag

·         Lag om ett system för betalningstjänst- och deklarationsservice för småarbetsgivare

·         https://tietosuoja.fi/sv/framsida